Stap 5. Van implementatie naar nieuwe werkwijze

Vandaag de laatste stap van de InTheArena 5-stappen verandermethode: stap 5. We zijn aangekomen bij wederom een cruciaal moment: het realiseren van blijvende verandering. Vijf weken geleden zijn we begonnen met het realiseren van een verandering. In stap 1 hebben we een duidelijke visie geformuleerd, in stap 2 hebben we een implementatieplan geschreven en deze met alle betrokkenen gedeeld. We zijn met een pilot klein begonnen aan ons verandertraject in stap 3 en zorgden in stap 4 voor voldoende steun.

Met het doorlopen van de deze voorgaande stappen zorg je ervoor dat mensen iets anders zijn gaan doen dan ze voorheen gewend waren. Nu is het tijd om te zorgen dat de verandering ook daadwerkelijk blijft hangen. Als veranderconsultants ronden wij onze projecten af. Dit doen we door onze veranderprojecten te borgen in de organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen niet alleen bijdraagt aan de verandering, maar deze ook blijft uitvoeren na de implementatie?

Mark

Van implementatie naar nieuwe werkwijze

Spreek duidelijke verantwoordelijkheden af met jouw medewerkers

Wie neemt de touwtjes in handen en stuurt aan op blijvende verandering? Dit blijft ook na realisatie van je project belangrijk. Stel je de implementatie van een nieuw klantmanagementsysteem voor. De medewerkers hebben hun training gehad, het systeem is live gegaan, en iedereen lijkt het te gebruiken. Maar, net als bij een nieuw dieet of een sportschema, is het belangrijk dat je niet terugvalt in oude gewoontes. Hier komt de rol van een (eind)verantwoordelijke persoon in beeld.

Spreek dus goed af dat ook na de implementatie van het project iemand wordt aangesteld, bijvoorbeeld een IT-manager of een ander digitaal verantwoordelijke, die ervoor zorgt dat het systeem ook op lange termijn blijft functioneren zoals het bedoeld is. Deze persoon is niet alleen verantwoordelijk voor het monitoren van het gebruik van het systeem, maar ook voor het verzamelen van feedback van gebruikers, het oplossen van technische problemen die zich voordoen, en het bijsturen van medewerkers die het systeem niet goed gebruiken.

Wanneer na zes maanden blijkt dat sommige medewerkers nog steeds handmatig gegevens invoeren in Excel in plaats van het CRM-systeem, is het de taak van de verantwoordelijke persoon om in te grijpen, extra training aan te bieden en ervoor te zorgen dat het gebruik van het CRM-systeem geoptimaliseerd blijft. Dit is vergelijkbaar met een sportcoach die je blijft begeleiden, ook nadat je de basis van je sport onder de knie hebt.

We zien maar al te vaak dat projecten worden afgerond en taken worden overgedragen aan de zogenaamde ‘Business as Usual’. Maar zorg dat je duidelijke afspraken maakt wie welke taken op zich neemt. Bij grote veranderprojecten, die meerdere afdelingen raken, spreek je per afdeling af wie eindverantwoordelijk is.

Borg inzicht in de voortgang

Voortgang blijft essentieel. Zowel tijdens het veranderproject, maar bovenal wanneer het project is afgerond. Is de organisatie nog steeds in control? Worden de veranderdoelen nog steeds gehaald? Wanneer je tijdens je project een nieuwe wetgeving toepast, bijvoorbeeld op het gebied van milieuregels, wil je als organisatie weten of de nieuwe regels goed worden nageleefd. In dit voorbeeld kan een compliance officer de taak op zich nemen om voortgang te bewaken. Door bijvoorbeeld regelmatig te controleren of de rapportages voldoen aan de nieuwe geïmplementeerde eisen. Maandelijkse rapportages geven inzicht in de voortgang.

Zo kun je erachter komen wanneer een afdeling nog niet volgens de nieuwe wetgevende eisen de juiste gegevens verwerkt. Door dit inzichtelijk te maken ben je in staat snel bij te sturen, bijvoorbeeld met extra trainingen voor de medewerkers. Zonder deze monitoring is het moeilijk te achterhalen of iedereen de nieuwe wet toepast. Monitoring blijft essentieel om ervoor te zorgen dat verandering blijvend is.

Zorg voor sturing en hulp

Vorige week legden we al uit dat het aanbieden van voldoende steun essentieel is voor blijvend succes. Wanneer een nieuwe werkwijze is geïmplementeerd, moeten medewerkers dagelijks de nieuwe stappen volgen om een proces succesvol uit te voeren. Er kunnen tijdens het toepassen van deze nieuwe werkwijze altijd vragen of problemen ontstaan. Een reden waarom hulp nodig is. Om ervoor te zorgen dat het nieuwe proces blijft functioneren, is het belangrijk dat medewerkers regelmatig sturing en ondersteuning krijgen in de praktijk.

Wanneer een medewerker merkt dat een bepaalde stap onduidelijk is of niet goed werkt, kan hij of zij direct geholpen worden door het proces opnieuw te verduidelijken of te verbeteren. Spreek daarom af wie verantwoordelijk is voor hulp en sturing, ook na afronding van je project.

Communiceer duidelijk en transparant

Je hebt ervoor gezorgd dat ook na afronding van het project voortgang en hulp wordt geboden. Maar dit werkt alleen wanneer je ook duidelijk en transparant communiceert met alle medewerkers. Het is cruciaal dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen voor antwoorden en hulp. Dit kan bijvoorbeeld door een dedicated contactpersoon aan te wijzen die altijd beschikbaar is voor vragen, of door een interne helpdesk op te zetten waar medewerkers snel ondersteuning kunnen krijgen. Daarnaast kan er een centrale plek gecreëerd worden, zoals een SharePoint- of Intranetpagina, waar veel gestelde vragen en antwoorden worden gedeeld.

Blijf kennis delen en zorg voor betrokkenheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet alleen een nieuw systeem gebruiken of de juiste wet- en regelgeving toepassen, maar ook actief bijdragen aan het succes, kan je ervoor kiezen om succesverhalen en best practices te delen. Zorg voor een platform waarop medewerkers tips en ervaringen kunnen uitwisselen, bijvoorbeeld een Teams community. Zo kan iedereen van elkaar leren. Een voetbalteam evalueert bijvoorbeeld tijdens de rust van een wedstrijd de speltactiek. In de kleedkamer delen de spelers ervaringen over wat wel of juist niet werkte. Door dit bespreekbaar te maken voelt elke teamlid zich verantwoordelijk voor het uiteindelijke succes.

Door kennis te delen en betrokkenheid te creëren, wordt de nieuwe manier van werken niet alleen geïmplementeerd, maar ook daadwerkelijk geborgd in de dagelijkse routine.

Voortdurende inzet en begeleiding zorgt dus voor blijvende verandering. Maak duidelijk wie eindverantwoordelijk is voor blijvende sturing. Wie monitort de voortgang en zorgt voor duidelijke voortgangsrapportages? Spreek af waar of bij wie medewerkers hulp kunnen krijgen. Communiceer al je afspraken transparant en duidelijk en zorg als laatste voor betrokkenheid. Door deze stappen te volgen, blijft de nieuwe werkwijze geborgd, worden verantwoordelijkheden en taken helder, en wordt de verandering de blijvende nieuwe manier van werken.