Stap 3. Toets de beoogde aanpak in de praktijk

In de vorige blog las je hoe we in onze tweede veranderstap tot implementatieplan zijn gekomen. De blauwdruk van hoe we ons resultaat gaan bereiken. Met deze mooie plannen gaan we aan de slag! In de derde stap van onze ‘5 stappen verandermethode’ steken we de handen uit de mouwen. We testen onze plannen direct, maar gecontroleerd, in de praktijk. Zo leren we snel van onze fouten en verbeteren we ons plan terwijl we het uitvoeren. Alleen door te ervaren wat wel (en vooral ook niet!) werkt, zullen we mensen kunnen overtuigen hun gedrag aan te passen.

Mark

Iedereen is bereid te veranderen, zolang je de juiste stappen zet.

Toets de beoogde aanpak in de praktijk

Deze derde veranderstap begint met het samenstellen van een implementatieteam. We zorgen ervoor dat in dit team vertegenwoordigers aanwezig zijn van al onze doelgroepen. Een succesvol implementatieteam kent altijd dezelfde drie voorwaarden:

Voldoende mandaat – Het implementatieteam moet de bevoegdheid hebben om zelf beslissingen te maken. We stemmen met leidinggevenden of managers af dat het team voldoende tijd en beslissingsruimte krijgt voor hun implementatiewerkzaamheden. Als dit niet goed is geregeld merk je al snel dat het project vertraging oploopt.
Gezamenlijke aftrap – We organiseren een duidelijk startpunt. Als voorbeeld: bij een voetbalwedstrijd is de aftrap van de wedstrijd het moment dat niets anders er meer toedoet. Volledige focus! Naar precies dat gevoel zijn we op zoek. We zorgen ervoor dat alle leden van het implementatieteam vooraf weten wat hun rol is in de wedstrijd, we spreken verwachtingen naar elkaar uit over de duur van het project en behandelen hulpvragen van de projectleden. Net als bij een voorbespreking voorafgaand aan een voedbalwedstrijd bespreken we alle benodigde stappen met elkaar. Zo voorkomen we later verrassingen. De kick-off is vervolgens het moment om met je team en de belangrijkste stakeholders centraal het project af te trappen.
Ambassadeurschap – De leden van het team zitten er niet voor zichzelf. Zoals een ambassadeur in het buitenland zijn of haar land vertegenwoordigt, zo zitten de medewerkers in het implementatieteam. Als vertegenwoordigers van hun collega’s, die vaak dezelfde functie uitvoeren, behartigen zij al hun belangen. Zij bespreken hun rol met hun eigen collega’s en zijn het uithangbord voor vragen op hun eigen afdelingen. Zowel voor, tijdens als na de implementatie.

Tijd om te starten

Goed. Het team staat. Iedereen kent zijn rol en weet wat van hem of haar verwacht wordt. Tijd om te starten. Hierbij houden we rekening met één ding: we beginnen klein. Grote veranderingen zijn vaak niet succesvol omdat er te snel te veel bereikt moet worden. Als er dan toch een fout in het systeem blijkt te zitten, of de nieuwe werkprocessen niet goed aansluiten op de praktijk, heb je direct een enorm probleem. Dit kan resulteren in meer kosten, minder tijd of meer onzekerheid.

Dit voorkomen we door eerst te beginnen met een kleinere doelgroep of afdeling. Of door te starten met een pilot. Dit is een kleine livegang waarbij we onze aanpak en de werking van onze verandering testen in de praktijk. Zijn we écht van A-tot-Z klaar voor het grote werk? Werkt alles volgens verwachting? Zijn de juiste stakeholders betrokken en geïnformeerd? Zijn alle trainingsmaterialen relevant en goed te vinden? De antwoorden op deze vragen gebruiken we direct om onze aanpak bij te schaven.

Stap 3: Toets de beoogde aanpak in de praktijk

Continue meten

Zodra je bezig bent met je project wil je natuurlijk weten hoe het gaat. Is de pilot succesvol? Begrijpt iedereen alles? Loopt alles binnen de gestelde kaders? Daarom meten we continu of de verandering succesvol verloopt. Hoe we dat doen?

Monitor tussentijds – tijdens de uitvoering van het project blijven we de resultaten in de gaten houden. Zo sturen we bij waar nodig. In het implementatieplan hebben we vooraf opgeschreven hoe we dit doen, en wie dit uitvoert. Vanaf de start van de pilot besteden we extra aandacht aan de werking van het nieuwe systeem of de uitvoer van de nieuwe strategie. Zo kunnen we fouten, issues of onduidelijkheden snel in kaart brengen en oplossen.
Wees nieuwsgierig – Als je rondloopt weet je pas echt hoe de implementatie verloopt. We gaan het gesprek aan met medewerkers voor wie er veel veranderd is. Is de boodschap duidelijk overgekomen? Begrijpen zij wat ze nu moeten doen? Er is geen betere manier om te weten hoe de implementatie ervoor staat, dan het gewoon te vragen.
Maak een dashboard – Dit is een (live) rapportage die we delen met belangrijkste stakeholders. Hier delen we in real-time de voortgang van het project. Denk bijvoorbeeld aan het aantal nieuwe gebruikers op het nieuwe systeem of het aantal incidenten en het aantal oplossingen.

Deze derde verander stap draait om actie. En waar verandering plaatsvind kan weerstand ontstaan. Daarom zetten we een implementatieteam op met representatie uit alle doelgroepen. We maken duidelijke rolverdelingen en spreken verwachtingen naar elkaar uit. Met een pilot testen we onze aanpak in de praktijk en sturen we bij waar nodig. We meten de resultaten en delen deze in de hele organisatie. Zo laten we zien wat werkt en maken we van de ambassadeurs uit ons team de sterren van de verandering. Wie praat er dan nog over weerstand?

Maar we zijn er nog niet. Maar hoe zorg je voor voldoende steun tijdens je project en hoe creëer je de juiste randvoorwaarden? In de volgende blog lees je hier alles over in stap 4: Steun.