Stap 4. Steun elkaar, zorg voor de juiste randvoorwaarden
Laat jouw medewerkers de verandering omarmen
Stap 2. Wat gaat er veranderen voor wie?
Kan je de verbouwing van de vorige blog nog herinneren? Inmiddels staan de eerste werklui voor de deur. Klaar om aan de slag te gaan. Dan gaat de bel. De buurman klaagt over mogelijke overlast. Je partner realiseert zich ineens dat de keuken toch van eikenhout moet zijn. En de gemeente stelt toch nog wat extra voorwaarden voor de vergunning. Lekker dan. Daar zit je dan mooi met je heldere visie.
Maar precies daarvoor is stap 2! Het einddoel – de breed gedragen visie uit stap 1 – is voor iedereen gelijk, maar in deze tweede stap kijken we met meer detail naar de verandering. We maken duidelijk wat er gaat veranderen voor wie.
Gideon
Wat gaat er veranderen voor wie?
Opmaken van een implementatieaanpak
De aanleiding en het doel van de verandering is helder opgeschreven in een visie. Deze is zo vaak gedeeld dat iedereen hem kan dromen. Met deze richting gaan we aan de slag met het opmaken van een implementatieaanpak. We brengen alle doelgroepen in kaart, en schrijven uit wat er voor elk van hen gaat veranderen. Dat klinkt simpel, maar kan nog best een lastig proces blijken, zeker in complexe organisaties. Want hoe weet je dat je elke doelgroep in beeld hebt? Door eerdere reorganisaties of versplintering van werkzaamheden kan je al snel één of meerdere over het hoofd zien.
Laten we een voorbeeld bekijken; door een nieuwe salarisadministratie kan de afdeling Financiën een hoop tijd besparen. Top idee! Maar als hierdoor alle loonstrookjes voor alle medewerkers op een andere plek beschikbaar komen, heb je veel meer doelgroepen om inzichtelijk te maken. Met dit soort doorwerk-effecten houden we rekening door veel gesprekken te voeren. We maken de organisatie zo inzichtelijk mogelijk en tekenen alle lijnen uit. Zo zijn we er zeker van dat we precies weten met wie we rekening gaan houden tijdens de verandering.
De wie hebben we, nu de wat nog. Of beter gezegd; Wat is de impact van de verandering op de werkzaamheden van elke doelgroep. Is deze groot of klein? Daar kan veel verschil tussen zitten namelijk: een nieuwe tabel in de salarisadministratie vraagt over het algemeen minder aanpassingstijd- en vermogen dan een hele nieuwe werkwijze voor het opmaken van de administratie. Omdat de impact per doelgroep anders kan zijn, koppelen we per doelgroep een doelstelling voor de verandering. Dit noemen we in goed Nederlands een Learning Objective. Wat moet iemand kunnen, weten, begrijpen of doen zodra de verandering succesvol is?
Met de impact en de leerdoelstellingen in de ene hand, bepalen we wat iedere doelgroep gaat leren. Wat is het verschil tussen de werkzaamheden in de huidige en nieuwe situatie? Met deze informatie in de andere hand bepalen we hoe we elke doelgroep mee gaan nemen. Gebruiken we trainingen? Zijn die dan on- of offline? Welke communicatie moet waar en wanneer beschikbaar zijn?
Al deze informatie bundelen we samen in ons implementatieplan. In dit implementatieplan zien we meteen welke informatie al volledig is, en welke nog ontbreekt. Zodra dit compleet genoeg is om te starten gaan we naar de stakeholders. Is iedereen aangehaakt? Dan gaan we aan de slag met onze verandermethode!
Wat doet InTheArena?
Als consultants van InTheArena helpen wij organisaties in het bepalen en uitschrijven van de implementatieaanpak. Alleen zo kunnen we samen het doel voortvloeiend uit de visie bereiken. Een duidelijk implementatieplan creëert begrip waarom er een nieuwe situatie komt. Het schept ook vertrouwen: er is goed nagedacht hoe we daar gaan komen. Het prikkelt en zet mensen aan tot actie. Omdat het plan verschilt per doelgroep, maken we duidelijk welke specifieke zaken veranderen voor elke doelgroep. Daarom bevat het de doelgroep specifieke communicatie- en trainingsplannen. Het implementatieplan windt er geen doekjes om: de boodschap is eerlijk en transparant, maar altijd terug te leiden tot meetbare resultaten.
Met dit implementatieplan gaan we aan de slag. Resultaten behalen. Want eindeloos plannen uitwerken is helemaal niets voor ons. Als Do’ers of Deeds stropen we de mouwen op, stappen we in de arena en gaan we samen aan de slag. In de volgende blog lees je hier alles over in stap 3: doe.
Meer weten over onze aanpak?
Vraag onze experts Mark Hebben & Gideon van Bergen!
