Stap 4. Steun elkaar, zorg voor de juiste randvoorwaarden

Week 4. Blog 4. In deze blog bespreken we de vierde stap van onze ‘5 stappen verandermethode’ . Nadat we in de eerste twee stappen een visie hebben opgesteld en deze met onze doelgroepen hebben gedeeld, zijn we vervolgens aan de slag gegaan in Stap 3: doe. We begonnen klein, met een pilot, en hebben in de praktijk kunnen ervaren wat onze doelgroepen nodig hebben om de nieuwe situatie te omarmen. Om deze verandering ook echt te laten slagen, en de stap van theorie naar praktijk te maken, is er éen ding cruciaal: het geven van voldoende steun aan de mensen die de verandering moeten omarmen.

Gideon

Steun elkaar, zorg voor de juiste randvoorwaarden

Bied de juiste ondersteuning

Keer-op-keer zien we het bij al onze veranderprojecten. Als een verandering succesvol tot een goed einde is gekomen komt dat altijd door de ondersteuning aan de medewerkers. Alleen het geven van voldoende ondersteuning, hulp en begeleiding zowel voor, tijdens als na de verandering kan leiden tot een succesverhaal. Een nieuwe werkwijze die over de schutting wordt gegooid, belandt namelijk net zo snel weer onder in de bureaula.

Onze pilot uit Stap 3 is een goed begin, maar het is belangrijk om altijd de juiste randvoorwaarden te creëren voor de eindgebruikers. Zij moeten zich comfortabel voelen tijdens de verandering. Alleen dan zullen zij de verandering adopteren en omarmen, en wordt de nieuwe situatie ook een blijvende situatie. Wij bieden deze ondersteuning en zorgen voor voldoende betrokkenheid.

Continue feedback ophalen

De kern van succesvolle veranderingen is het ophalen van continue feedback. Je leert immers het beste uit de praktijk. Net als een chef die wil weten of zijn nieuwe menu aanslaat. Aan wie kan hij dit beter vragen dan aan de gasten die bij hem komen eten? Zo richten wij ons op onze eindgebruikers. Hun ervaring uit de praktijk is de meest waardevolle feedback die er voor ons bestaat. Snelle en frequente communicatie tussen het implementatieteam en de operationele afdelingen is dan ook essentieel voor het in stand houden van de verandering.

Dit doe je bijvoorbeeld door frequente check-ins te plannen met representatie van je doelgroepen. Hierdoor kunnen we de voortgang monitoren en knelpunten tijdig herkennen en oplossen. Zo blijft ons project soepel verlopen en kunnen we snel en adequaat aanpassingen doen waar nodig.

Leveren van support

Naast het ophalen van continue feedback is het leveren van support essentieel. Een verandering in de praktijk doen laten slagen is net als het aanleren van een nieuwe dansstijl; je hebt een dansleraar nodig die je de juiste stappen uitlegt. Medewerkers binnen complexe organisaties willen net zo goed weten welke stappen zij moeten zetten zodat ze het nieuwe systeem of de nieuwe wet juist toepassen. In dat geval vereist het natuurlijk niet de inzet van dansleraren maar wel de inzet van inhoudelijke specialisten.

Mensen uit de praktijk, vaak al werkzaam binnen de organisatie, die beschikbaar zijn om inhoudelijke vragen te beantwoorden. Als implementatie managers zorgen wij dat er voldoende capaciteit is tijdens de implementatie. We houden de lijnen kort, stemmen af waar nodig en zorgen voor directe toegang tot inhoudelijke ondersteuning. Hulp wordt geboden en obstakels worden snel weggenomen, dit voorkomt frustratie achteraf.

Frustraties bij medewerkers

Eén van de grootste frustraties van medewerkers tijdens veranderingen is het gebrek aan informatie. Of het niet kunnen terugvinden van de juiste informatie. Ga maar eens naar; als je zelf iets kwijt bent en niet snel kunt terugvinden raak je gefrustreerd. Daarom is onze aanpak gericht op het eenvoudig en toegankelijk maken van informatiekanalen. Door onze jarenlange ervaring weten we wat nodig is om centrale informatieplatforms in te richten. Zo kunnen een Teams community of een SharePoint landingspagina helpen om alle relevante documenten, veel gestelde vragen en andere updates te verzamelen en overzichtelijk weer te geven.

Daarnaast registreren we alle belangrijke vragen en issues. We documenteren deze actiepunten. Zo creëren we niet allen transparantie maar kunnen we ook terugkijken en leren van eerdere feedback. En medewerkers kunnen hierdoor zelf hun vragen beantwoorden en zien wat er met hun feedback is gebeurd. Zij voelen zich gehoord en serieus genomen.

Een succesvolle verandering

Een succesvolle verandering is alleen mogelijk wanneer we inzicht creëren in het verloop van de implementatie. Als je bijvoorbeeld zelf op reis gaat wil je ook weten of er onderweg file’s zijn. Je kunt in dat geval tijdig je route aanpassen en bijsturen waar nodig. Wij maken dit ook inzichtelijk tijdens onze veranderprojecten. Bijvoorbeeld door het gebruik van dashboards die de voortgang visualiseren op een transparante en begrijpelijke manier.

Deze dashboards zijn niet alleen nuttig voor projectleden, maar bieden ook zichtbaarheid in de status van de verandering voor medewerkers, managers en directieleden. Het geeft inzichtelijk weer waar eventuele bijsturing nodig is. En we zorgen er zo voor dat iedereen betrokken blijft bij de voortgang en op de hoogte blijft van het succes van het veranderproces.

En als laatste tip: de sleutel tijdens deze vierde veranderstap is wederom communicatie. We zorgen dat elke wijziging in instructies of procedures duidelijk wordt verwerkt en communiceren hier transparant over. Dit kan via nieuwsbrieven, intranetpagina’s of gerichte communicatie per doelgroep. We zorgen ervoor dat dat iedereen altijd op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen. Zo zijn er geen onverwachte verrassingen.

Succesvol worden

Een systeem implementeren, een wet doorvoeren, een proces optimaliseren of een nieuwe strategie in de praktijk toepassen kan alleen succesvol worden wanneer de medewerkers hier op de juiste manier gebruik van maken. Met onze gerichte aanpak zorgen wij ervoor dat medewerkers deze steun krijgen. Dit vergroot de kans op succesvolle adoptie van de nieuwe werkwijze.

Wij helpen organisaties de juiste randvoorwaarden te creëren: We halen feedback op en staan open voor verbetersuggesties, zorgen voor inhoudelijke hulp tijdens de verandering, maken informatie eenvoudig vindbaar en toegankelijk en zorgen voor transparante communicatie. Wij zorgen dat medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Dat is onze vierde stap: Steun.

In de volgende blog leggen we uit hoe we ervoor zorgen dat al deze gegeven steun niet voor niets is geweest! In de vijfde en laatste stap: borg vertellen we hoe een verandering blijvend resultaat achterlaat, door deze goed te borgen.