De samensmelting van verschillende administraties

De Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) groeit snel en de administratie heeft moeite met bijblijven. Daar komt bij kijken dat er meerdere administraties zijn die niet op elkaar aansluiten. Dit zorgt helaas voor: dubbel werk, een onduidelijke rolverdeling en verdwaalde gegevens.

 

Aanleiding

Bij UHT is een sterke opschaling bezig, wat inhoudt dat veel persoonsgegevens opgeslagen moeten worden. Deze gegevens worden verdeeld geregistreerd. Hierdoor is niet duidelijk hoeveel mensen er wanneer binnen komen, en zorgt ervoor dat mensen regelmatig hetzelfde werk doen zonder dat ze het door hebben.

Opdracht

Zorg voor een gedeelde administratie waardoor het inzichtelijk wordt wanneer wie binnenstroomt. Zorg daarnaast voor meer inzicht in het instroomproces, waardoor we in de toekomst zorgvuldigere keuzes kunnen maken.

Onze aanpak

  • De vijfstappenmethode is toegepast waarin de stakeholders in beeld zijn gebracht en duidelijk is gemaakt wie er allemaal betrokken vanuit de administraties;
  • Er is een nieuw onlinedocument gemaakt dat iedereen begrijpt en waar iedereen te allen tijde in kan werken;
  • Door wekelijkse sessies met de desbetreffende partijen zorgen we voor: Een duidelijke rolverdeling, signaleren we knelpunten snel en hebben we inzicht in elkaars voortgang.

Resultaat

  • Drie administraties zijn teruggebracht naar één administratie, waarin de drie partijen samenwerken en wekelijks afstemmen;
  • Door inzicht in elkaars administratie kunnen we berekeningen doen en ratio’s bepalen over nieuwe sollicitanten, de ‘success rate’ van uitzendpartijen en de kwaliteit van de toegestuurde kandidaten en cv’s.