Aanleiding: Een universiteit introduceert een nieuwe intranetomgeving waar medewerkers relevante en actuele informatie vinden die zij nodig hebben voor hun dagelijkse werk. De bestaande content, processen en techniek ondersteunen hier niet in en moeten daarom opnieuw worden ingericht.
Onze opdracht: Zorg voor de content herziening en –migratie waarbij belangrijk is dat:
1) De medewerkers van universiteitsdiensten en –faculteiten weten wat relevante en actuele informatie is en
2) Zij de kennis en middelen hebben om deze informatie tijdig en juist op te leveren.
Onze aanpak:
- Samen met de medewerkers van de diensten en faculteiten bepaalden we wie de juiste bron en eigenaar was van ieder onderdeel. De nieuwe intranetomgeving bevat hierdoor informatie die eenmalig (single source) door de juiste eigenaar wordt aangeboden.
- We stelden vaste templates en een schrijfwijzer op zodat iedereen volgens de nieuwe eisen kan werken.
- We zorgden voor duidelijkheid, inzicht en betrokkenheid om de informatievoorziening succesvol te veranderen.
Resultaat: Met hulp van InTheArena zijn alle diensten aan medewerkers helder beschreven en beschikbaar voor migratie naar het nieuwe CMS-systeem. Het eigenaarschap van informatie is vastgelegd. Hierdoor is alle relevante en actuele informatie die medewerkers nodig hebben voor hun dagelijkse werk te vinden op de intranetomgeving.
